Mengarsipkan Dokumen Transaksi

1. MENGARSIPKAN DOKUMEN TRANSAKSI

a.       Pengarsipkan Dokumen

Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang berisi data transaksi yang dibuat setelah melakukan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan. Fungsi pokok bukti transaksi yakni sebagai perekam pertama setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.

b.      Peralatan dalam Penyimpanan Bukti Transaksi

Dalam sebuah perusahaan terdapat peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi yakni :

1.      Mesin Penjilid, yakni mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen

2.      Stapker, yakni alat ini terdiri dari penjepret (stapker) dan pembuka isi stapler

3.      Pelubang Kertas, yakni pelubang kertas ini digunakan untuk melubangi pinggirin kertas agar dapat dimasukkan dalam map snelhecter

4.      Mesin Pemotong Kertas, yakni mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan

5.      Lemari Arsip, yakni tempat untuk menyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya

6.      Rak Penyortir, yakni tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukkan ke dalam folder masing-masing

c.       Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :

1.      Sistem Abjad (alphabetic system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad

2.      Sistem Tanggal (chronological system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan waktu

3.      Sistem Nomor (numeric system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka

4.      Sistem Wilayah (geographic system) yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah

d.      Jenis Bukti Transaksi

Jenis bukti transaksi dapat dibedakan menjadi 2 yakni :

1.      Bukti Intern, yakni bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi di dalam perusahaan

2.      Bukti Ekstern, yakni bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi antara perusahaan dan pihak lain di luar perusahaan

e.       Penyimpanan Bukti Transaksi Keuangan

Pada jurnal dan buku besar, transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut :

1.      Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan

2.      Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur pembelian

3.      Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang (kas)

4.      Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas

5.      Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern)

f.       Langkah-langkah Pengarsipkan Dokumen

1.      Dikelompokkan menurut jenis bukti transaksinya

2.      Menurut tanggal termuda

3.      Dipisahkan berdasarkan nama

4.      Disimpan dalam map

5.      Disimpan dalam lemari arsip

6.      Dipindahkan ke gudang arsip atau dimusnahkan